Cientos de agencias y corporaciones públicas, incumplen con los requisitos de manejo y control de documentos públicos en el Gobierno de Puerto Rico, a pesar de que existe robusta legislación para establecer procedimientos al respecto, según se confirmó en un estudio realizado por la Oficina del Inspector General de Puerto Rico (OIG).
De acuerdo con la información evaluada por los auditores de la OIG, al Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva (PAPD) del Instituto de Cultura Puertorriqueña, 114 organismos gubernamentales no habían nombrado un administrador de documentos públicos, 158 no habían preparado ni enviado al PADP los inventarios y el plan de retención de documentos, y 176 no enviaron al PADP las listas de disposición de documentos.
Además, el estudio, que cubrió el período del 1 de julio de 2021 al 31 de agosto de 2022, reflejó que el administrador del PADP no realizó las gestiones necesarias para requerir a los organismos bajo su jurisdicción que cumplan con lo establecido en la ley y los reglamentos aplicables. Según la Ley Núm. 5-1955, el administrador del PADP tiene la responsabilidad de promover que los organismos gubernamentales bajo su jurisdicción cumplan con ciertas obligaciones, como someter candidatos a administrador de documentos, preparar un inventario y plan de retención de documentos, y preparar anualmente una lista de disposición de documentos.
La OIG también encontró que el PADP no había realizado alguna intervención o evaluación a ninguno de los 211 organismos gubernamentales que lo componían para verificar que se lleven a cabo las funciones de administración de documentos de acuerdo con la ley y que las áreas en las que resguardan los documentos cumplen con las especificaciones necesarias para garantizar la protección de estos.
La Ley Núm. 5-1955 faculta al administrador del PADP a realizar intervenciones o evaluaciones a los organismos incluidos en su jurisdicción para cerciorarse que se lleven a cabo las funciones de administración de documentos de acuerdo con la ley y que los documentos sean resguardados en lugares seguros que cumplan con las especificaciones que garantizan su protección.
También, según la Ley Núm. 5-1955, es responsabilidad del administrador del PADP mantener un registro actualizado de todos los organismos gubernamentales incluidos en su jurisdicción. Sin embargo, al examinar el listado de organismos gubernamentales certificado, se observaron discrepancias significativas con el organigrama actual del gobierno de Puerto Rico aprobado por la Oficina de Gerencia y Presupuesto.
Asimismo, La OIG identificó que el ICP no ha actualizado los reglamentos pertinentes para reflejar los cambios administrativos, operacionales y organizacionales ocurridos en la institución. Esto incluye el Reglamento Núm. 4284, aprobado el 19 de julio de 1990, y el Reglamento Núm. 2538, aprobado el 21 de julio de 1979.
Como parte del estudio, se atendió y evaluó un planteamiento recibido en la OIG, sobre la demora del ICP en atender una solicitud de dispensa de emergencia para la disposición de documentos contaminados en los residenciales públicos. A pesar de que la Autoridad de Vivienda Pública (AVP) realizó los pagos correspondientes y presentó la solicitud el 25 de octubre de 2021, la aprobación final por parte del director ejecutivo del ICP no se llevó a cabo hasta el 15 de marzo de 2023, más de un año y cuatro meses después.
Personal del PADP alegó que la demora fue resultado de la falta de transición entre el personal que laboró la solicitud inicialmente al momento de su jubilación, cantidad de solicitudes pendientes de atender por la persona encargada del PADP y demora del administrador del PADP en atender las solicitudes que tenía para su firma.
Por otra parte, el estudio reveló que el archivero general cumplió con el término de 60 días establecido en la reglamentación para evaluar las solicitudes de disposición en la mayoría de las solicitudes presentadas por las entidades gubernamentales. De las 63 solicitudes de disposición de documentos públicos evaluadas, se demostró que estas fueron evaluadas en un término de uno a 58 días laborables.
Cualquier persona que conozca sobre actos que podrían poner en peligro el buen uso de fondos públicos, así como actos que podrían constituir corrupción, puede comunicarse con la línea confidencial de la OIG al 787-679-7979 o a través del correo electrónico informa@oig.pr.gov
