Un examen publicado por la Oficina del Inspector General (OIG) reveló incumplimientos del Departamento de Educación (DE), en el recobro de pagos indebidos de nómina, lo que impidió la recuperación de al menos $3,758,994.59 , además de identificar fallas en la gestión de controles internos dirigidos al cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables.
El examen reflejó que los pagos indebidos fueron realizados, en su mayoría, a empleados del DE que ya habían terminado sus servicios con la agencia, a empleados activos que tenían irregularidades en sus registros de asistencia y continuaron cobrando indebidamente su nómina, ya contratistas.
El examen cubrió el período del 1 de julio de 2007 hasta el 30 de abril de 2024 . La OIG, realizó el análisis evaluando una muestra de 103 facturas que contenían la mayor cantidad a cobrar por pagos indebidos. Estas facturas forman parte del total considerado en el Informe de Cuentas a Cobrar del DE correspondiente al período del 1 de julio de 2007 al 31 de octubre de 2022, según fue certificado durante la auditoría por la directora de Finanzas de la dependencia.
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Entre los hallazgos, la OIG destacó que en 45 de los 103 casos revisados los expedientes no incluían evidencia de que las facturas a los deudores hubieran sido enviadas. El examen detalló que al no contar con evidencia de la gestión de cobro se desconoce si los deudores tenían conocimiento de la deuda con el DE, lo cual hacía infructuoso el cobro de al menos $1,840,614.03.
El documento señaló que en 58 de los 103 casos las facturas certificadas por un total de $1,962,544.08 se enviaron en o antes del año 2020. Luego de ese año, la OIG descubrió que la Oficina del DE no había enviado por correo las facturas sobre pagos indebidos a los deudores, imposibilitando la acción de recobro.
El informe reveló que el DE tampoco presentó el informe actualizado de cuentas por cobrar con las gestiones de cobro realizadas, los referidos, el estatus correcto de los deudores con el DE, los saldos reales de las facturas y las personas con planos de pago.
La OIG resaltó que 18 de las 103 facturas evaluadas tenían saldos de cuentas por cobrar de $997, 247.69 , que no coincidían con los estados certificados por el DE. Dicho monto contrasta con los $432,631.79 que reflejaban las cuentas certificadas por la dependencia gubernamental como parte del examen. Esta discrepancia de saldos representa una diferencia de $564,615.90 en el informe de cuentas certificado.
El informe incluyó 11 recomendaciones dirigidas a orientar y requerir al DE mediante orden que tome acciones para que atiendan los hallazgos señalados y proceda con los recobros.
Estas situaciones reflejan la inexistencia de controles, lo cual provocó que se emitieran $1,147,901.51 en pagos indebidos después de que el empleado haya terminado funciones o fallecido.
No es la primera ocasión que se identifican deficiencias de esta naturaleza en el Departamento, por lo que la OIG solicita una gestión más efectiva en los controles administrativos.
